Retningslinjer for Foreningen Skamstrup og Omegns håndtering af persondata.

I overensstemmelse med Persondataloven og EU’s Persondataforordning, har Foreningen Skamstrup og Omegn indført retningslinjer til håndtering af de persondata Foreningen har brug for i foreningsarbejdet. Det drejer sig om to slags personoplysninger: 1) De almindelige som omfatter navn, adresse, e-mail og telefonnummer og 2) De mere følsomme oplysninger, der udover de nævnte under 1 også omfatter registrering af CPR numre.

De almindelige:

Der er oprettet en fælles liste for medlemmer af Foreningen og læsere af Foreningens nyhedsinformation.

Listen indeholder navn, e-mail, adresse, telefonnummer og afkrydsning af medlemskab eller blot som modtager af nyhedsinformationen.

Ingen person er på listen uden at den pågældende har givet skriftligt tilsagn. Enhver person kan ligeledes meddele om man ønsker at udgå som medlem og/eller afbryde modtagelse af nyhedsinformation. I så fald slettes personen på listen.

Listernes indhold anvendes i bestyrelsesarbejdet, herunder kontingentopkrævning og uddelegering af opgaver til medlemmer, monitorering af Foreningens styrke målt ved medlemstilgang og frafald og til statistiske formål.

Listen styres i fællesskab af bestyrelsens formand og kasserer og arkiveres i deres respektive personlige computere, hvor ingen andre har adgang. Papirkopi i begrænset omfang opbevares af sikkerhedsmæssige årsager af de to ansvarlige under aflåste forhold.

Udleje af Forsamlingshuset sker på grundlag af en kontrakt, underskrevet af Foreningens udlejer og lejer af huset.

Kontrakten indeholder navn, adresse, e-mail og telefonnummer på lejer.

Kun udlejer og lejer har kopi af kontrakten, der tilintetgøres efter afholdelse af det arrangement kontrakten omhandler.

Personfølsomme oplysninger:

Kun for bestyrelsesmedlemmer registreres CPR numre udover de almindelige oplysninger som beskrevet ovenfor.

Begrundelsen for registrering af CPR numre er, at disse oplysninger i stigende omfang kræves af bankerne og diverse offentlige myndigheder.

Følsomme oplysninger er kun til rådighed for bestyrelsesformand og kasserer og opbevares på forsvarlig vis af disse.

Når et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen slettes følsomme oplysninger om den pågældende både elektronisk og på papir.

I forbindelse med overførsler af – eller modtagelse af beløb samt ved betalinger kan der indgå CPR numre og bankkonti. Sådanne oplysninger indgår ikke i offentliggjorte årsregnskaber eller andre regnskabsrapporter. De er alene til brug af kassereren og under hendes/hans beskyttelse.

Det meddeles skriftligt når persondata på medlemslister slettes efter anmodning fra et medlem. Det gælder både for medlemmer af Foreningen og medlemmer af bestyrelsen. Desuden har Foreningens medlemmer ret til aktindsigt.

Ovenstående er godkendt af den samlede bestyrelse den 30. maj 2018 og derefter lagt på Foreningens hjemmeside www.skamstrup-fso.dk til generel orientering og med anmodning om at personer, der ikke fortsat ønsker medlemskab af Foreningen eller at modtage Foreningens nyhedsinformation meddeler dette til bestyrelsens formand.

På lignende måde vil Foreningens nyhedsbrev der udkommer i august indeholde ovenstående retningslinjer, ligeledes med en anmodning om at meddele hvis man ikke fortsat ønsker at være medlem af Foreningen eller modtage Foreningens nyhedsinformation.

 

Retningslinjerne for foreningens persondatabehandling kan hentes her